VelkommenOm Ascendi A/SForretningsområder
Hvad kan vi tilbydeKonsulentydelserRessourcebistandInterim managementReferencerKurserKonceptbeskrivelser
ArrangementerNyheder & nyhedsbreve
NyhedsbrevNyhederOffentlig Økonomistyring
Kontakt
Artikelserie 1. Organisering og NøgletalArtikelserie 2. Hjemmel for økonomisk forvaltningArtikelserie 3. Aftalegrundlag for den offentlige økonomiArtikelserie 4. Budgettering i det offentligeArtikelserie 5. ØkonomiopfølgningArtikelserie 6. Regnskab
AnlægsinvesteringerKonkurrenceudsættelseShared service centreBudgetundersøgelse 2012Kommunaløkonomisk Forum 2012Besparelser på indkøbsområdetUdfordringerne på forsyningsområdetAscendi A/S og Alectia A/S inviterer til seminar omkring økonomiscenarier, budgetværktøjer og projektøkonomistyring.
Så er året første nyhedsbrev her.
Ascendi gennemfører en omfattende undersøgelser af budget- og planlægningsprocessen i de danske kommuner.
Denne artikelserie kan være en yderst nyttig tjekliste for medarbejdere i såvel kommuner som stat og regioner, der ønsker at blive endnu klogere på økonomistyring i det offentlige - samt de ligheder og forskelle, der er fra sektor til sektor.
- Etablering af shared service center
Shared Service Center (SSC) er betegnelsen for den organiseringsform, hvor de administrative funktioner er samlet i en fælles centerstruktur på f.eks. økonomi-, IT-, indkøbs- og HR-områderne. Formålet med etablering af et SSC er at yde hele organisationen administrative serviceydelser indenfor de funktionsområder, som er organiseret i det fælles service center.
Hensigten med etablering af SSC er at forbedre servicen gennem øget standardisering af serviceydelserne, hvor resten af organisationen serviceres som kunder. Ledelsens fokus i SSC er alene at sikre kunderne administrative services af høj faglig kvalitet – og gennem udnyttelse af stordriftsfordele at effektivisere driften via reduktion af serviceydelsernes enhedsomkostninger, f.eks. på serviceydelsen lønbehandling.
Afregningen mellem SSC og kunderne, den øvrige organisation, foretages på baggrund af prisfastsættelse af serviceydelserne, således at der f.eks. beregnes en timepris på IT-support. Samhandlen mellem SSC og kunderne fastlægges ved en aftale i form af en Service Level Agreement (SLA), hvor bl.a. serviceniveauet og ansvarsfordelingen fastlægges.
Etablering af, og succesfuld overgang til, et SSC kræver en nøje planlagt og styret proces indeholdende bl.a.:
-
Gennemførelse af forundersøgelse og analyse af effektiviseringspotentialet inden beslutning om SSC tages.
-
Afklaring af hvilke konkrete administrative opgaver og ydelser der skal udføres af SSC, samt præcisering af grænsesnitflader og ansvarsfordeling. Herunder udarbejdelse af SLA.
-
Etablering af stærk projektledelse med kompetence til at skabe forandringer og afprøve nye måder at løse opgaverne på.
-
Standardisere, udvikle, optimere og konsolidere processerne inden etableringen. Udvælge og udvikle ”Best Practice” og redesigne processerne.
-
Inkludere HR afdelingen, tillidsrepræsentanter, MED udvalg og involverede medarbejdere aktivt i reorganiseringen og overdragelsen af medarbejdere til SSC. Således at etableringen foregår uden at der mistes nøglemedarbejdere, kompetencer går tabt og driften unødigt forstyrres.
-
Implementere IT og teknologi som understøtter de nye fælles standardiserede processer og opgaveløsningen.
-
Kommunikere klar vision og tidlige succeser samt sikre topledelsens fulde støtte og opmærksomhed i hele forandringsprocessen.
-
Involvering af centrale interessenter, herunder de kommende kunder – forretningsenhederne, således at der er økonomisk og ressourcemæssig støtte til SSC i etableringsfasen.
Etablering af SSC'er har været et effektiviserings- og kvalitetsmæssigt tiltag i det private i mange år, men er først inden for de seneste 5 år blevet praktiseret i den offentlige sektor som led i New Public Management styringsfilosofien.
I staten er etablering af SSC de seneste år blevet prioriteret højt med etablering af to store administrative servicecentre:
-
Økonomiservicecentret (løn, bogholderi, regnskab og rejser)
-
Statens It (it-support og serverdrift)
I 2008 – inden implementeringen – omfattede de administrative opgaver i staten omtrent 4.700 årsværk, ifølge Hovedrapporten fra Finansministeriet om ”Administrative servicecentre i staten” side 9. Heraf var det planen, at ca. 1.200 medarbejdere skulle overføres til de kommende administrative servicecentre.
Økonomiservicecentret (ØSC) er sidenhen blevet et driftscenter i Statens Administration, som beskæftiger ca. 500 medarbejdere, og Statens It beskæftiger ca. 230 medarbejdere. Statens administrative funktioner er fortsat i en forandringsproces, hvor flere ministerielle administrative opgaver løbende overflyttes til de nyetablerede administrative servicecentre.
Hvorvidt etableringen af SSC'er i staten har bidraget til øget effektivisering i form af reducerede enhedsomkostninger og/eller forbedret kvalitet i leverancerne, er der endnu ikke evalueret på. Følgegruppen vedr. administrative servicecentre har fokuseret på at evaluere på processen og herunder dokumentere, at de involverede medarbejdere er blevet behandlet ordentligt i forandringsprocessen. Følgegruppen bestod af deltagere fra Personalestyrelsen, CFU, Økonomistyrelsen og Statens it.
Kommunalt er der også etableret flere SSC'er, hvor det største af sin art er etableringen af Koncernservice i Københavns Kommune. Etableringen af Koncernservice 1. april 2007 med 350 årsværk er løbende blevet udviklet, så der på nuværende tidspunkt udføres administrative serviceydelser for 448 årsværk i SSC'et.
Koncernservice leverer administrative ydelser indenfor økonomi-, it- og personaleområdet til alle syv forvaltninger i Københavns Kommune, og målsætningen er at reducere enhedsomkostningerne på administrationsydelserne med 5 % om året.
Ascendi A/S samarbejder med Koncernservice om at forbedre og strømline en række forskellige arbejdsprocesser – hovedsageligt på lønområdet – og samtidig udvikle obligatoriske retningslinjer og forretningsgange. Eksempelvis samarbejdes der på at udvikle en ny kontoplan for lønområdet i Københavns Kommune, som skal understøtte en bedre afstemningspraksis på hele lønområdet.
Effektiviseringsprocessen fortsættes efter etableringsfasen og er en vedvarende proces, hvor standardiseringen af arbejdsopgaverne optimeres, og der implementeres nye teknologier og IT værktøjer til understøttelse af kerneopgaven – leverancer af administrative ydelser i høj kvalitet til en konkurrencedygtig pris.
Eksterne links:
"Kommunernes økonomi kan styres og afvigelser forklares", Ascendi A/S
Opdateret 17. november 2011.
|